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员工礼仪

第5章 休闲装要穿得自然

传真,也可称之为传真电报,它的使用有如下规范:

合法使用

国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用手续,否则即为非法之举。

得法使用

使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。

发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。

单位所使用的传真设备,应安排人专门负责。无人在场而又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一线路。

依礼使用

商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。

在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,这一条更不要忘记。

出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门设立在营业场所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。

传真设备的最大优点之一是它的时效性强,因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。

发型整齐清爽才显朝气

商界人士在日常交往中使用手机与呼机时,有一些礼仪规范必须遵守,归纳起来大约有5个方面。

放置到位

按照惯例,外出随身携带手机与呼机的最佳位置有二:一是公文包里,二是上衣口袋之内。穿套装、套裙之时,切勿将其挂在衣内的腰带上。

遵守公德

商务礼仪规定:在公共场所活动时,商务人员尽量不要使用手机与呼机。当其处于待机状态时,应使之调为静音或转为震动。需要与他人通话时,应寻找无人之处,切勿当众通话。在参加宴会、舞会、音乐会,前往影院、图书馆,或是参观各类展览时,尤须切记此点。

保证畅通

使用手机与呼机,主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻,商界人士对于此点不仅必须重视,而且还需为此而采取一切行之有效的措施。

接到他人的寻呼或打在手机上的电话之后,一般应当及时与对方联络。没有极其特殊的原因,与对方进行联络的时间不应当在此后超过5分钟。寻呼他人或拨打他人的手机之后,亦应保持耐心,一般应当等候对方10分钟左右。在此期间,不宜再同其他人进行联络,以防电话频频占线。不及时回话他人电话,呼叫、拨打他人手机后迅速离去,或是转而接打他人的电话,都会被视作缺乏礼仪。

当时如果因事无法回语,可在寻呼台、语音信箱上留言,说明具体原因,告之来电、来话者自己的其他联系方式。有时,还可采用转移呼叫的方式与外界保持联系。

重视私密

通讯自由,是受到法律保护的。在通讯自由中,秘密性,即个人私事和个人秘密,是其重要内容之一。使用手机、呼机时,对此亦应予以重视。

一般而言,二者的号码,尤其是手机的号码,不宜随便告之于人,即便在名片上,也不宜包含此项内容。因此,不应当随便打探他人的手机、呼机号码,更不应当不负责任地将别人的手机、呼机号码转告他人。

出于自我保护和防止他人盗机、盗码等多方面的考虑,通常不宜随意将本人的手机、呼机借与他人使用,或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因,随意借用别人的手机、呼机也是不恰当的。

注意安全

使用手机、呼机时,对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。

按照常规,在驾驶车辆时,不宜使用手机通话,或是查看呼机。弄不好的话,就极有可能导致交通事故。

乘坐客机时,必须自觉地关闭本人随身携带的手机、呼机。因为它们所发出的电子讯号,会干扰飞机的导航系统。

在加油站或是医院停留期间,也不准开启手机、呼机,否则,就有可能酿成火灾,或影响医疗仪器设备的正常使用。此外,在一切标有文字或图示禁用手机、呼机的地方,均须遵守规定。

饰物佩戴得当,才能点缀个人魅力

电子邮件,亦可称为电子函件或电子信函。它有如下的使用规范:

应认真撰写

向他人发送的电子邮件,一定要精心构思,认真撰写。在撰写电子邮件时,有3点注意事项:其一、主题要明确;其二、语言要通畅;其三、内容要简洁。

应当避免滥用

在信息社会中,任何人的时间都是无比珍贵的。若无必要,轻易不要向他人乱发电子信件,尤其是不要与他人谈天说地,或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出,更不宜随意以这种方式在网上“征友”。一般而言,收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的。

应当注意编码

编码的问题,是每一位电子邮件的使用者必须注意的。商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时,必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统,以保证对方可以收到自己的电子邮件。

应当慎选功能

现在市场上所提供的先进的电子邮件软件,可有多种字体备用,甚至还有各种信纸可供使用者选择,这固然可以强化电子邮件的个人特色,但是此类功能商界人士是必须慎用的,因为对电子邮件修饰过多,难免会使其容量增大,收发时间增长,既浪费时间又浪费金钱,而且往往会给人以华而不实之感,还有,电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能,因此慎选功能是必要的。